Para comprender la necesidad del proceso administrativo, es fundamental irse a las causas generales por las que surgen no uno, sino diversos modelos de procesos administrativos propuestos desde diversas áreas de conocimiento; los individuos se organizan con el objetivo de resolver problemas comunes, plantearse metas en conjunto y muchas otras razones que conllevan la necesidad de generar modelos de administración que respondan a cómo abordar la problemática que tienen en común.
En general, el proceso administrativo está compuesto por 5 etapas; sin embargo, hay varios tipos de procesos con diferentes enfoques para aterrizar de manera más certera al objetivo común.
Las 5 etapas del proceso administrativo
Las etapas del proceso administrativo son sustanciales para el funcionamiento eficaz, eficiente y efectivo de cualquier organización. ¿Qué quiere decir esto? Con eficaz, se hace referencia a la obtención de los objetivos deseados; con eficiencia se alude a obtener los resultados con la menor cantidad de recursos; y efectivo se refiere a la capacidad de obtener el impacto deseado.
Estas etapas proporcionan una estructura sistemática para que los encargados o gerentes, en el caso de las organizaciones corporativas o empresariales, planifiquen, organicen, dirijan y controlen las actividades de la empresa. Al comprender y aplicar estas etapas de manera adecuada, los líderes empresariales pueden mejorar la toma de decisiones, optimizar los recursos disponibles y alcanzar los objetivos organizacionales de manera más efectiva. Veamos detalladamente cada una de estas etapas y su relevancia en el contexto empresarial.
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Planificación
La planificación es la primera etapa del proceso administrativo y sienta las bases para todas las acciones futuras de la organización. En esta etapa, se definen los objetivos a corto y largo plazo de la empresa, así como las estrategias y acciones necesarias para alcanzarlos.
Esta etapa implica analizar el entorno externo e interno de la empresa, identificar oportunidades y contingencias, y establecer planes de acción específicos para aprovechar las oportunidades y mitigar riesgos. La relevancia de esta etapa radica en su potencial para proporcionar dirección y claridad sobre las etapas a seguir, lo que ayuda a minimizar la incertidumbre y el riesgo que pueda ocurrir por la toma de decisiones.
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Organización
La organización es la segunda etapa del proceso administrativo y se centra en la asignación de recursos y la estructuración de la empresa para lograr los objetivos antes discutidos y establecidos en la etapa de planificación. Esto supone establecer una estructura organizativa concreta, definir responsabilidades y administradores, y coordinar las actividades de los miembros de la organización.
La importancia de esta etapa radica en su potencialidad para crear eficiencia y coherencia dentro de la empresa, garantizando que los recursos se utilicen de manera óptima y que las personas trabajen hacia metas comunes.
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Dirección
La dirección es la tercera etapa del proceso administrativo y se refiere a la guía y motivación de los empleados para lograr los objetivos organizacionales. En esta etapa, los líderes empresariales deben comunicar claramente las expectativas, inspirar a los empleados, resolver conflictos y tomar decisiones en tiempo real para mantener el rumbo hacia los objetivos establecidos.
La relevancia de esta etapa se halla en su capacidad para impulsar el compromiso y la productividad de los colaboradores, así como para adaptar la estrategia de la empresa conforme surgen nuevas oportunidades o retos.
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Control
La cuarta y última etapa del proceso administrativo es la del control, la cual está enfocada en monitorear y evaluar el desempeño organizacional para garantizar que se alcancen los objetivos establecidos en la etapa de planificación. Esto incluye establecer estándares de desempeño, medir el progreso, identificar desviaciones y tomar medidas correccionales según sea necesario.
La relevancia de esta etapa radica en su capacidad para garantizar la eficacia y la eficiencia en todas las áreas de la organización, así como para aprender de las experiencias pasadas y mejorar continuamente los procesos y prácticas empresariales.
Tipos de procesos administrativos
Existen diversos modelos o tipos administrativos que las organizaciones, de diversas índoles, suelen utilizar según sus necesidades y contextos específicos. Cada uno de estos modelos administrativos fue ideado por expertos en la materia a la que se ajustan los procesos, en este apartado también conocerás a algunos de los ideólogos de los procesos.
- Burocrático: basado en la estructura jerárquica y reglas y procedimientos claramente definidos. Max Weber es uno de los principales teóricos detrás de este modelo, el cual desarrolló en su libro Qué es la burocracia, publicado durante 1922.
- Científico: desarrollado por Frederick Taylor en su obra cúspide y pionera sobre el tema Principios de la administración científica, se centra en la eficiencia y la optimización de los procesos a través del análisis científico del trabajo.
- Administración por objetivos (APO): introducido por Peter Drucker, este principio, igualmente conocido como administración por resultados, se enfoca en establecer metas claras y medibles que guíen el desempeño de los empleados y la organización en general.
- Teoría X y Teoría Y: propuestas por Douglas McGregor en su obra de 1960, El lado humano de la empresa, la Teoría X considera que los empleados son inherentemente desidiosos o procrastinadores, por lo que necesitan ser dirigidos, mientras que la Teoría Y sostiene que los empleados son intrínsecamente motivados y buscan responsabilidad.
- Enfoque sistémico: considera a la organización como un subsistema interconectado entre partes que interactúan entre sí y con el entorno externo. Es una teoría organizacional moderna realizada por Ludwig von Bertalanffy en 1969.
- Enfoque contingencial: Alude a la inexistencia de un modelo único de administración que sea efectivo en todas las situaciones, con este enfoque se postula que la efectividad de un modelo depende del contexto específico de la organización.
- Lean Management: este modelo está ideado para optimizar los procesos de gestión y productivos utilizando pocos recursos (reducción de inversión, tiempo y esfuerzo) para aumentar la eficiencia y reducir costos.
- Six Sigma: se enfoca en la mejora de la calidad de los procesos mediante la identificación y eliminación de defectos y variaciones.
Como verás, los tipos y las etapas del proceso administrativo, de los que también forman parte los tipos de planeación en administración, son un marco esencial para la gestión efectiva de las organizaciones de cualquier carácter y propósito.
Cuando se planifica, organiza, dirige y controlan las actividades empresariales de forma sistemática, los líderes pueden tener más claras y acertadas las tomas de decisiones para optimizar los recursos de los que disponen y así alcanzar los objetivos que tienen en común, logrando la efectividad.
Comprender cada etapa del proceso administrativo, su relación y relevancia, los encargados de la organización pueden mejorar la logística y mantener la competitividad en un contexto de cambio constante.
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Fuentes consultadas.
1. https://ccie.com.mx/wp-content/uploads/2020/04/Proceso-Administrativo.pdf
2. http://163.10.30.35/congresos/jdsunlp/vii-jornadas-2012/actas/Carro.pdf
3. https://www.revistaespacios.com/a18v39n06/a18v39n06p11.pdf
